Diese Richtlinie gilt für alle Bereiche und Mitarbeiter der Irro Verkehrsservice GmbH & Co. KG sowie für Externe Personen.
Diese Richtlinie beinhaltet die Regelungen zum Umgang mit Hinweisgebern der Irro Verkehrsservice GmbH & Co. KG.
Der Änderungsdienst dieses Prozesses obliegt dem Group Compliance Officer. Die Freigabe erfolgt durch den Vorstand.
Mit dem Hinweisgebersystem der Irro Verkehrsservice GmbH & Co. KG sollen Mitarbeiter und andere Personen Hinweise unter Wahrung der Anonymität abgeben können. Durch das Hinweisgebersystem sollen solche Hinweise in einem nachvollziehbaren Prozess erfasst werden, der die berechtigten Interessen der Beteiligten bestmöglich sicherstellt. Das Hinweisgebersystem hat den Zweck, sowohl finanzielle Schäden für das Unternehmen als auch einen Imageverlust zu verhindern und die festgelegten Regelungen zur Compliance zu wahren.
Hinweise sind nur für die nachfolgenden Kategorien strafrechtlich relevanter oder strafrechtsnaher Regelverstöße vorgesehen:
Diese Hinweisgeber-Richtlinie soll darüber hinaus in technisch-organisatorischer Hinsicht gewährleisten, dass Hinweise auf Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex oder Richtlinien entsprechend den Vorgaben des Verhaltenskodex sowie von Datenschutz und Datensicherheit entgegengenommen und mit der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet, gespeichert und archiviert werden können. Sofern lokale Regelungen strenger sind als die in dieser Richtlinie festgelegten Mindeststandards, sind jeweils die strengeren Regeln anzuwenden. Besteht ein Konflikt zwischen einschlägigen Gesetzen und dieser Richtlinie, hat die betroffene Gesellschaft den Group Compliance Officer zu informieren, um den Konflikt zu lösen. Bis zur Lösung des Konfliktes ist das Gesetz gültig.
Zur Abgabe von Hinweisen ist jeder Mitarbeiter der Irro Verkehrsservice GmbH & Co. KG und andere Personen berechtigt. Insbesondere ist unerheblich, ob sie Mitarbeiter der Irro Verkehrsservice GmbH & Co. KG sind.
Im gesetzlich zulässigen Umfang und insofern dies mit der Durchführung einer ausreichenden Untersuchung vereinbar ist, schützt das Unternehmen die Vertraulichkeit und Anonymität der Meldung erstattenden Person. Durch diese Richtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise abzugeben. Sofern jedoch gesetzliche, vertragliche oder anderweitige Pflichten oder Obliegenheiten zur Abgabe von Hinweisen bestehen, bleiben diese von vorstehendem Absatz unberührt.
Die Abgabe von Hinweisen zu tatsächlichen oder vermuteten Verstößen soll wie folgt ermöglicht werden:
Beim digitalen Hinweisgebersystem sind die Arten der Meldung technisch vorgegeben. Im Übrigen ist die Abgabe von Hinweisen jedoch nicht an bestimmte Formen gebunden.
Sämtliche Hinweise, einschließlich der Bezüge zum Hinweisgeber, werden vertraulich und im Rahmen der geltenden Gesetze verarbeitet.
Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze, Richtlinien oder den Verhaltenskodex. Es steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.
Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen der Hinweisgeber im guten Glauben ist, dass die von ihm mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind. Er ist nicht im guten Glauben, wenn ihm bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist.
Es wird darauf hingewiesen, dass sich ein Hinweisgeber strafbar machen kann, wenn er wider besseren Wissens unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen.
Zeigt der Hinweisgeber einen Vorfall an, soll er angeben,
Mitarbeiter und andere Personen, die Meldung erstatten, haben keine Belästigung, Vergeltungsmaßnahmen oder nachteilige Folgen in Bezug auf ihre Beschäftigung zu befürchten, wie Entlassung, Herabstufung, Suspendierung, Diskriminierung hinsichtlich der Bestimmungen und Bedingungen der Beschäftigung.
Mitarbeiter und verbundene Personen, die Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person ergreifen, die in gutem Glauben einen Vorfall gemeldet hat, haben mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung zu rechnen.
Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Sie werden daher von uns über die sich aus den Datenschutzgesetzen ergebenen Pflichten hinaus besonders vertraulich behandelt. Über das ordnungsgemäß und stets aktualisiert zu führende Verarbeitungsverzeichnis hinaus ist schriftlich festzuhalten, welche Personen auf die Hinweise und die damit verbundenen Daten zugreifen dürfen und welche Rechte sie im Rahmen der Datenverarbeitung haben. Diese Personen sind über etwaige gesetzliche Anforderungen hinaus auf die besondere Vertraulichkeit zu verpflichten.
IT - Lösungen für die Entgegennahme und Verarbeitung von Hinweisen müssen vom dem Group Compliance Officer (GCO) sowie dem Konzerndatenschutzbeauftragten vor dem Einsatz auf die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen geprüft und freigegeben sowie im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Audits überprüft werden.
Die Mindestanforderungen ergeben sich für den Geltungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung aus Art. 32 DSGVO, unserer Prozessbeschreibung UP.005.0.UG.DE sowie dem Datenschutzhinweis des Hinweisgebersystems. Der besonderen Sensibilität der Hinweise sowie der Gefahren für Personen und das Unternehmen im Fall des Bekanntwerdens von hinweisbezogenen Daten ist in besonderer Weise Rechnung zu tragen.
Die Löschung von Daten im digitalen Hinweisgebersystem hat ausschließlich nach der Löschfreigabe durch den Group Compliance Officer und den zuständigen Standort Compliance Manager (Vier-Augen-Prinzip) zu erfolgen.