Das Unternehmen nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung des Hinweisgebersystems von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Massnahmen sicher.
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist
Irro Verkehrsservice GmbH & Co. KG
Roland-Brandin-Str. 2
29439 Lüchow
Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist unter datenschutz@irro.de zu erreichen.
Grundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu Ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder Emailadresse.
Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, bspw. Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Aufgrund freier Textfelder im Meldeformular können solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten jedoch freiwillig von Ihnen bekanntgegeben werden.
Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äussern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person – soweit rechtlich möglich – keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.
Das Hinweisgebersystem ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstössen zu melden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmasslichen Compliance- und Rechtsverstösse zu untersuchen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir ausschliesslich die Kommunikation über das Hinweisgebersystem. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.
Die entsprechende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Ihrer bei der Meldung über das Hinweisgebersystem erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a Europäische Datenschutzgrundverordnung, DSGVO).
Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Schliesslich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstössen innerhalb von des Unternehmens, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmässigkeit und zur Wahrung der Integrität des Unternehmens.
Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgeben, verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Zudem verwenden wir ihre personenbezogenen Daten in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken.
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholen.
Das Hinweisgebersystem enthält eine Möglichkeit zur anonymen Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Ihr derzeitiger Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie Zugangsdaten zum Postfach des Hinweisgebersystems, um mit uns weiterhin geschützt kommunizieren zu können.
Zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit unterhalten wir entsprechende technische Massnahmen. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden auf einer besonders gesicherten Datenbank von EQS gespeichert. Sämtliche auf der Datenbank hinterlegten Daten werden von EQS nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt.
Das Unternehmen ist international tätig und hat Standorte in verschiedenen Ländern inner- und ausserhalb der Europäischen Union. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehems möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen unserer Tochtergesellschaften zur Einsichtnahme berechtigt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung ihrer Meldung im betroffenen Land durchgeführt wird. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder ausserhalb der Europäischen Union übermitteln.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen.
Schliesslich übertragen wir Ihre personenbezogene Daten in dem oben beschriebenen Umfang für die technische Umsetzung an EQS. Hierfür haben wir eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zur Sicherstellung des Datenschutzes mit EQS abgeschlossen.
Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Hinweises erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Anschliessend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.
Wenn Sie personenbezogene Daten angeben haben, haben Sie ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten. Sie können die Verarbeitung zudem einschränken oder ihre Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle verlangen.
Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Diese Rechte machen Sie durch eine formlose Mitteilung an die Verantwortliche oder unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten geltend. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismässigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.
Schliesslich steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmasslichen Verstosses, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstösst.